דמיינו שאתם מתכננים אירוע גדול או קטן – אולי חגיגת יום הולדת, מסיבה משפחתית, מפגש חברים, או אפילו אירוע חשוב בעבודה או בבית הספר. אחד הדברים הכי מרכזיים ומשמחים בכל אירוע כזה הוא כמובן האוכל! ולא סתם אוכל, אלא אוכל טעים, מגוון ויפה שמגיע אליכם מוכן. בדיוק בשביל זה קיים שירות הקייטרינג.
קייטרינג זה כמו להזמין מסעדה שלמה שתגיע אליכם עם כל המטעמים, הכלים, ולפעמים גם את האנשים שיגישו ויסדרו. זה פתרון מעולה שחוסך לכם המון זמן ומאמץ במטבח ומאפשר לכם להתרכז בלשמוח וליהנות מהאירוע יחד עם האורחים. אבל כדי שהזמנת הקייטרינג באמת תעבור חלק והאוכל יהיה מושלם, חשוב להימנע מכמה טעויות שאנשים לפעמים עושים.
במאמר הזה נדבר על הטעויות האלה, נסביר למה הן קורות, ובעיקר – איך אתם יכולים להימנע מהן בקלות. בין אם אתם מתכננים קייטרינג בדימונה, קייטרינג בכפר ביאליק, או קייטרינג בצפת, העקרונות נשארים זהים. אז בואו נתחיל, כדי שהאירוע הבא שלכם יהיה גם טעים וגם מוצלח לגמרי!
טעויות נפוצות בהזמנת קייטרינג
טעות מספר 1: לא לדעת כמה אורחים יגיעו
זו אולי הנקודה הכי חשובה בתכנון כל אירוע, ובהזמנת קייטרינג בפרט. תחשבו שאתם מארגנים מסיבת פיג'מות וקונים חטיפים ושתייה רק לשלושה חברים, ואז מגיעים שמונה! כולם ירגישו בחוסר. באותה מידה, אם תזמינו אוכל למאה איש ולא יגיעו אפילו חמישים, תמצאו את עצמכם עם כמויות אוכל עצומות שסתם עלו לכם כסף.
למה זה כל כך חשוב לדעת את מספר האורחים?
מספר האורחים הוא הבסיס לכל התכנון של הקייטרינג. הוא משפיע ישירות על:
- כמות האוכל: כמה מנות מכל סוג צריך להכין? כמה קילוגרמים של בשר או פסטה? כמה סלטים? אם לא יודעים כמה אנשים באים, אין סיכוי להזמין את הכמות הנכונה.
- כמות השתייה והקינוחים: גם אלה מחושבים בדרך כלל לפי מספר האורחים.
- כמות הכלים והסכו"ם: צריך צלחות, כוסות וסכו"ם לכל מי שיגיע.
- גודל הציוד: האם צריך שולחנות בופה גדולים? ציוד חימום לקירור בכמויות גדולות?
- כמות צוות השירות (אם הזמנתם): כמה מלצרים או אנשי צוות נדרשים כדי לשרת את כמות האורחים בצורה טובה.
- העלות: המחיר הסופי של הקייטרינג תלוי לרוב בכמות האורחים ובכמות המנות לאדם.
איך נמנעים מהטעות הזו ומשיגים מספר אורחים מדויק יחסית?
- שלחו הזמנות עם בקשה לאישור הגעה (RSVP): זה הדרך הכי טובה לקבל מושג די מדויק. ציינו בהזמנה תאריך אחרון לתשובה, והקפידו לבקש מאנשים לענות עד לתאריך זה.
- השתמשו בטכנולוגיה: אפשר ליצור קבוצת וואטסאפ או אירוע בפייסבוק ולאסוף אישורי הגעה בצורה מסודרת וקלה יותר.
- קחו מרווח קטן ל"הפתעות": גם אם קיבלתם אישורי הגעה מכולם, תמיד טוב להוסיף עוד 5-10% מנות או כמות קטנה נוספת של אוכל למקרה שיגיע מישהו ברגע האחרון או שחלק מהאורחים יאכלו קצת יותר מהרגיל. הקייטרינג המומחה יכול לעזור לכם לחשב את המרווח המתאים.
- עדכנו את הקייטרינג: ברגע שיש לכם מספר אורחים סופי (או הכי קרוב לסופי שאפשר), צרו קשר עם חברת הקייטרינג ועדכנו אותם. בדרך כלל יש להם "דד ליין" (מועד אחרון) לשינויים בכמות, וחשוב לעמוד בו כדי שהם יוכלו להתארגן.
זכרו, מספר האורחים הוא אבן היסוד של הזמנת הקייטרינג. השקעה בבירור מדויק ככל האפשר תחסוך לכם הרבה כאב ראש ובזבוז בהמשך.
טעות מספר 2: לשכוח לשאול על אלרגיות, רגישויות ובקשות מיוחדות
היום, יותר ויותר אנשים מקפידים על תזונה מיוחדת. יש כאלה שלא אוכלים בשר (צמחונים), כאלה שלא אוכלים שום דבר מהחי (טבעונים), כאלה שרגישים לגלוטן (נמצא בחיטה, שעורה, שיפון) או ללקטוז (סוכר החלב), ויש כאלה שיש להם אלרגיות מסוכנות למזונות מסוימים כמו בוטנים, אגוזים, חלב, ביצים, שומשום ועוד.
למה חשוב לדעת על הצרכים המיוחדים של האורחים?
- שיהיה אוכל לכולם: אתם רוצים שכל אורח שלכם, בלי יוצא מן הכלל, ירגיש רצוי ויוכל ליהנות מהאוכל. אם לא תדאגו למנות מיוחדות, אורחים עם הגבלות תזונה עלולים להישאר רעבים או עם מעט מאוד אפשרויות אכילה.
- בטיחות מעל הכל: אלרגיות למזון יכולות להיות מסכנות חיים. אכילה של כמות קטנה מאוד מהמזון האלרגני עלולה לגרום לתגובה קשה. חשוב מאוד לוודא שהאוכל לאורחים עם אלרגיות מוכן בזהירות רבה, בנפרד, ומסומן בבירור כדי למנוע בלבול.
- התאמה אישית: חברות קייטרינג רבות מציעות מגוון רחב של מנות שמתאימות לצרכים שונים. אם תדעו מראש, תוכלו יחד איתם לבנות תפריט מגוון שכולל אפשרויות לכולם. זה גם עוזר ליצור תפריט כללי שיכול להיות מושך ליותר אנשים. למשל, אם רבים מהאורחים טבעונים או צמחונים, אולי כדאי להגדיל את מגוון המנות הצמחיות הראשיות ולא רק להסתפק במנה טבעונית "אחת ויחידה".
איך נמנעים מהטעות הזו ודואגים לכולם?
- שאלו את האורחים בהזמנה: הוסיפו בהזמנה או בטופס אישור ההגעה שאלה פשוטה: "האם יש לכם אלרגיות למזון, רגישויות או בקשות תזונה מיוחדות (צמחוני, טבעוני וכו')?".
- סדרו את המידע וסכמו כמויות: עשו רשימה מסודרת של כל הבקשות – כמה צמחונים? כמה טבעונים? כמה רגישים לגלוטן? כמה אלרגיים לבוטנים? וכדומה.
- מסרו לקייטרינג מידע מפורט: אל תגידו רק "יש כמה צמחונים". תנו להם את המספרים המדויקים וגם את סוגי האלרגיות הספציפיות.
- בקשו מהקייטרינג פתרונות: התייעצו איתם אילו מנות מתאימות, איך הן יסומנו בהגשה, וכיצד הם דואגים למנוע מגע בין המנות (קרוס-קונטמינציה), במיוחד במקרה של אלרגיות קשות.
- ודאו שהמנות המיוחדות מסומנות בהגשה: בקשו שהמנות ללא גלוטן, הטבעוניות או עם אלרגיות אחרות יסומנו בצורה ברורה בשולחן הבופה או יוגשו בנפרד לאורח הספציפי.
דאגה לצרכים המיוחדים מראה כבוד לאורחים שלכם ומבטיחה שכולם יוכלו לאכול בבטחה ובהנאה.
טעות מספר 3: להזמין יותר מדי או פחות מדי אוכל
כמו שכבר הבנו, מספר האורחים קשור ישירות לכמות האוכל. אבל גם אם יודעים את מספר האורחים, עדיין אפשר לטעות בכמויות.
מה קורה כשמזמינים פחות מדי אוכל?
האוכל נגמר מהר מדי, האורחים נשארים רעבים, זה יכול ליצור תחושה לא נעימה של חוסר, ולפעמים אפילו לריב על המנה האחרונה! זה בהחלט פוגע בהצלחת האירוע.
ומה קורה כשמזמינים יותר מדי אוכל?
זו אולי פחות בעיה מבחינת האורחים, אבל זו בעיה מבחינתכם. אתם שילמתם על כמויות גדולות של אוכל שפשוט מתבזבז. רוב האוכל לא נשמר היטב, ולרוב קשה לארוז את כל השאריות או למצוא מי יאכל אותן אחר כך. זה בזבוז כסף אדיר.
איך מזמינים את הכמות הנכונה?
- התייעצו תמיד עם הקייטרינג: לחברות קייטרינג מנוסות יש טבלאות וכמויות מחושבות לפי מספר אורחים וסוג אירוע. ספרו להם בדיוק כמה אנשים צפויים, מה סוג האירוע (ארוחת צהריים מלאה? קוקטייל? נשנושים קלים?), ובאיזו שעה של היום זה קורה. הם ידעו להמליץ לכם על הכמויות המדויקות לאדם עבור כל מנה.
- חשבו על סוג האוכל וסגנון ההגשה: אם מדובר בארוחה עם הרבה מנות עיקריות ותוספות "כבדות", אנשים בדרך כלל אוכלים מכל דבר קצת. אם זה בופה עשיר, האורחים יעמיסו יותר צלחות (וישאירו יותר אוכל). אם מדובר במגשי אירוח קטנים שאנשים מנשנשים בעמידה, הכמויות שונות.
- קחו בחשבון את אורך האירוע: באירוע ארוך יותר, אנשים נוטים לאכול יותר לאורך זמן. באירוע קצר וממוקד, הכמויות הדרושות קטנות יותר.
- תחשבו על הרכב האורחים: האם מדובר בילדים (נוטים לאכול פחות אבל בררנים יותר), נוער (אוכלים המון!), או מבוגרים?
- זכרו את ה"כרית": עדיף להזמין קצת יותר מאשר פחות, אבל לא להגזים. מרווח של 5-10% בדרך כלל מספיק. הקייטרינג יכול לעזור לכם להחליט כמה להוסיף מעבר לכמות הבסיסית לאדם.
תכנון הכמויות הוא אמנות, אבל עם העזרה של הקייטרינג והתחשבות בפרטים האלה, אפשר להיות קרובים מאוד לכמות המושלמת.
טעות מספר 4: לא להתאים את סוג האוכל ואת סגנון ההגשה לאירוע
לא כל אוכל מתאים לכל אירוע, ולא כל דרך הגשה נכונה לכל סוג של מפגש. הגשה של מנות "אצבע" (פינגר פוד) באירוע יוקרתי בו האורחים יושבים בשולחנות, או להגיש ארוחה מלאה ומפוארת במפגש חברים קליל בגינה – אלה דברים שלא תמיד עובדים טוב.
למה חשוב להתאים את האוכל וסגנון ההגשה?
- אווירה: סוג האוכל וההגשה תורמים המון לאווירה הכללית של האירוע. אוכל אלגנטי בהגשה אישית יוצר אווירה יוקרתית, בעוד בופה צבעוני וכיפי מתאים יותר לאירוע קליל ומשוחרר.
- נוחות האכילה: בפגישת עבודה חשובה, לא נוח לאכול מנה שמטפטפת או מלכלכת. בארוחת ערב חגיגית, מצפים לאוכל שניתן לאכול בסכין ומזלג. במסיבת ילדים, צריך אוכל שקל להם לתפוס ולאכול בלי עזרה.
- התאמה למקום: סגנון הגשה מסוים דורש מקום מסוים (למשל, שטח גדול לבופה, שולחנות וכסאות להגשה מלאה). נדבר על זה בהמשך.
- ציפיות האורחים: האורחים מגיעים לאירועים שונים עם ציפיות שונות לגבי האוכל. כדאי לענות על הציפיות האלה (ולפעמים גם להפתיע לטובה!).
איך מתאימים את האוכל וסגנון ההגשה?
- הגדירו את סוג האירוע: האם זו חתונה? בר/בת מצווה? אירוע עסקי (קייטרינג לאירועים עסקיים)? מסיבה פרטית? אירוע בטבע (קייטרינג בגינה)?
- חשבו על האורחים: מי מגיע? האם מדובר באורחים שרגילים לאירועים רשמיים, או במפגש משפחתי קליל?
- התייעצו עם הקייטרינג: ספרו להם בדיוק על סוג האירוע, האווירה שאתם רוצים ליצור, והאורחים. הם יוכלו להמליץ לכם על תפריטים וסגנונות הגשה שמתאימים בדיוק למטרה.
- שקלו את האפשרויות השונות: יש סגנונות הגשה רבים:
- בופה (הגשה עצמית): מתאים לאירועים לא רשמיים עד בינוניים. נותן לאורחים לבחור מה שהם רוצים ובכמות שהם רוצים. דורש שטח יחסית גדול לשולחנות ההגשה.
- הגשה לשולחנות (מוגש): מתאים לאירועים רשמיים ויוקרתיים יותר. האורחים יושבים ומקבלים את המנות ישירות אליהם. דורש צוות מלצרים גדול יותר.
- מגשי אירוח / פינגר פוד: מתאים למפגשים קצרים, קוקטיילים, אירועים בעמידה. אוכל שקל לאכול בלי צלחות וכסאות.
- עמדות אוכל (פוד סטיישנס): עמדות קטנות ומעוצבות עם סוגי אוכל שונים (למשל, עמדת המבורגרים קטנים, עמדת סלטים מיוחדים, עמדת קינוחים). יוצר חוויה אינטראקטיבית וכיפית.
| סוג האירוע | אופי האירוע | סוג אוכל וסגנון הגשה מומלצים (לדוגמה) |
|---|---|---|
| חתונה / בר מצווה גדול באולם | רשמי, מאות אורחים | ארוחה מלאה (מנות ראשונות, עיקריות, תוספות, קינוחים). בופה עשיר או הגשה לשולחנות. |
| כנס מקצועי / פגישת עבודה | עסקי, ישיבה ממושכת או עמידה קצרה | סנדוויצ'ונים, מאפים, קישים קטנים, סלטים בקערות אישיות. מגשי אירוח או בופה קליל. (קייטרינג למפעלים או משרדים) |
| מסיבת יום הולדת בבית / בגינה | קליל, משפחתי / חברים | אוכל שאוהבים (פסטות, בשרים על האש, סלטים), מגשי אירוח, בופה. |
| אירוע קוקטייל / השקת מוצר | עמידה, מינגלינג | פינגר פוד, מגשי אירוח, עמדות אוכל קטנות. |
בחירה נכונה של סוג האוכל וסגנון ההגשה תבטיח שהאוכל לא רק יהיה טעים, אלא גם יתאים באופן מושלם לאופי האירוע שלכם ויהיה נוח לאורחים.
טעות מספר 5: לא לחשוב על הלוגיסטיקה: הגעה, הגשה, כלים ופינוי
קייטרינג זה לא רק האוכל שמגיע בקופסאות. יש הרבה דברים מסביב שצריך לחשוב עליהם כדי שהכל יעבור בצורה חלקה.
למה חשוב לתכנן את הלוגיסטיקה?
- תזמון: האוכל צריך להגיע בזמן הנכון – לא מוקדם מדי (שלא יתקרר או יתחמם) ולא מאוחר מדי (שלאורחים יהיה כבר רעב).
- שירות: מי יגיש את האוכל? מי יסדר את הבופה? מי ידאג למלא מנות שנגמרות? אם אין צוות שירות, כל העבודה הזו נופלת עליכם, במקום שתהנו מהאירוע.
- כלים: מה אוכלים עם ואיך? צריך צלחות, סכו"ם, כוסות, מפיות. האם אתם מספקים את זה או הקייטרינג?
- ניקיון: מה קורה עם כל הכלים המלוכלכים, קופסאות האריזה, והאשפה בסוף האירוע? מי אחראי לנקות ולפנות?
איך לא שוכחים את הלוגיסטיקה?
- שאלו את הקייטרינג על הכל: כשאתם מדברים עם חברת הקייטרינג, שאלו אותם במפורש על כל הדברים האלה. בקשו פירוט בהצעת המחיר.
- שעת הגעה: סכמו מראש שעה מדויקת (או טווח שעות) להגעת הקייטרינג. ודאו שהשעה מתאימה לתזמון האירוע שלכם.
- הגשה: בררו האם צוות הגשה כלול בהצעה. כמה אנשים מגיעים? לכמה שעות? מה התפקיד שלהם (רק להניח את האוכל, או גם למלא, לפנות צלחות מהשולחנות, וכו')? לשירותי הסעדה למפעלים לרוב יש צוות קבוע.
- כלים: ודאו האם הקייטרינג מספק כלים חד פעמיים (צלחות, סכו"ם, כוסות, מפיות) או רב פעמיים (ואז צריך לדאוג לפינוי וניקיון שלהם). אם הם לא מספקים, תצטרכו לשכור או לקנות בעצמכם.
- פינוי וניקיון: זה סעיף קריטי. בררו במפורש מי אחראי על פינוי שולחנות הבופה, איסוף הכלים המלוכלכים, אריזת השאריות ופינוי האשפה. האם זה כלול בשירות הקייטרינג או בתוספת תשלום? או שזה עליכם?
- תנאים במקום האירוע: ודאו שיש מקום מתאים להקמת הבופה או אזור ההגשה, שהגישה נוחה לפריקה וטעינה, ושיש את התשתיות הנדרשות (חשמל, מים) אם הקייטרינג צריך להשתמש בהן.
סיכום ברור של כל הפרטים הלוגיסטיים מראש יעזור לכם להימנע ממתח והפתעות לא נעימות במהלך האירוע.
טעות מספר 6: לשכוח להזמין שתייה וקינוחים
האוכל העיקרי הוא לב ליבה של הארוחה, אבל שתייה וקינוחים הם החלקים שמשלימים את החוויה ומשאירים טעם טוב בפה.
למה חשוב לזכור להזמין שתייה וקינוחים?
- צמא: אי אפשר לאכול ארוחה שלמה בלי לשתות. אנשים יחפשו מים, שתייה קלה או מיצים, במיוחד אם האוכל מלוח או חם.
- השלמת החוויה: קינוח הוא סיום מתוק ומשמח לכל ארוחה טובה ודרך נהדרת לסיים אירוע.
- מגוון: שתייה וקינוחים מוסיפים מגוון לתפריט הכללי ומאפשרים לאורחים ליהנות מטווח רחב יותר של טעמים.
- נוחות: אם הקייטרינג יכול לספק גם שתייה וקינוחים, זה חוסך לכם ריצה לסופר או למאפייה ברגע האחרון.
איך זוכרים להזמין הכל ומה כדאי לכלול?
- חלקו את התפריט: כשאתם בונים את התפריט עם הקייטרינג, הקדישו זמן לדיון על שתייה ועל קינוחים, ממש כמו שאתם עושים עם המנות העיקריות.
- סוגי שתייה: חשבו על מגוון שיכלול גם מים (חובה!), גם שתייה קלה (קולה, ספרייט וכו'), וגם מיצים. אם מדובר באירוע בוקר, אל תשכחו קפה ותה. אם זה אירוע ערב למבוגרים, אולי תרצו לכלול גם שתייה חריפה (יין, בירה).
- כמויות שתייה: הקייטרינג יכול לעזור לכם להעריך כמה בקבוקי שתייה מכל סוג נדרשים לפי מספר האורחים ואורך האירוע. בדרך כלל מחשבים ליטר עד ליטר וחצי שתייה לאדם לאירוע של כמה שעות.
- סוגי קינוחים: שקלו קינוחים שמתאימים לאופי האירוע ולאוכל העיקרי.
- אישיים: קינוחי כוסות, מקרונים, מיני טארטלטים, עוגיות – קל לחלק וקל לאכול.
- מגשי פירות: תוספת מרעננת ובריאה יותר.
- עוגות גדולות: אם רוצים טקס חיתוך עוגה (למשל ביום הולדת או חתונה).
- מגשי קינוחים מעורבים: מציע מגוון רחב של טעמים ומרקמים.
- התייעצו עם הקייטרינג: בדקו איתם אילו אפשרויות לשתייה וקינוחים הם מציעים והאם הם מתמחים בהם. לפעמים עדיף להזמין את הקינוחים ממקום אחר שמתמחה רק בקינוחים, אבל לרוב נוח יותר לקבל הכל מחברה אחת.
אל תראו בשתייה וקינוחים משהו שולי. הם חשובים לחוויה הכוללת של האורחים.
טעות מספר 7: לחכות לרגע האחרון עם ההזמנה
ארגון אירוע דורש זמן תכנון, וככל שהאירוע גדול או מורכב יותר, כך נדרש יותר זמן. הזמנת קייטרינג ברגע האחרון היא מתכון ללחץ ולפשרות.
למה כדאי להזמין קייטרינג מספיק זמן מראש?
- זמינות: חברות קייטרינג טובות ומבוקשות מוזמנות חודשים מראש, במיוחד בתאריכים "חמים" (חגים, סופי שבוע, עונת החתונות). אם תחכו, ייתכן שהחברה שרציתם לא תהיה פנויה בתאריך שלכם.
- תכנון והתאמה אישית: הזמנה מוקדמת מאפשרת לכם לשבת בנחת עם הקייטרינג, לבנות תפריט מותאם אישית, לעשות שינויים, ולהתאים את הכל בדיוק לצרכים ולרצונות שלכם. ככל שיש להם יותר זמן, כך הם יכולים להיענות לבקשות מיוחדות בצורה טובה יותר.
- הכנות של הקייטרינג: חברות קייטרינג צריכות זמן להזמין חומרי גלם בכמויות גדולות, לתכנן את הצוות ליום האירוע, ולארגן את כל הלוגיסטיקה (הובלה, ציוד). הודעה ברגע האחרון מקשה עליהם מאוד.
- שקט נפשי: כשהקייטרינג סגור ומאושר מספיק זמן מראש, אתם יכולים להיות רגועים ולהתמקד בשאר ההכנות לאירוע.
כמה זמן מראש כדאי להזמין?
זה תלוי בסוג וגודל האירוע:
| סוג האירוע | כמה זמן מראש מומלץ להזמין? |
|---|---|
| מגשי אירוח למשרד / כנס קטן | שבוע עד שבועיים |
| מסיבת יום הולדת / אירוע קטן בבית (עד 50-70 אורחים) | שבועיים עד חודש |
| אירוע בינוני (100-150 אורחים) | חודש עד חודשיים |
| אירוע גדול (200+ אורחים) – חתונה, בר מצווה, כנס | 3-6 חודשים (לפעמים אפילו שנה לאירועים גדולים מאוד ומבוקשים) |
| קייטרינג קבוע למפעל או משרד | מסוכם בדרך כלל בחוזה ארוך טווח, אך ההתקשרות הראשונית דורשת זמן. |
גם אם הזמן קצר, אל תתייאשו. צרו קשר עם כמה חברות קייטרינג, ספרו להם את התאריך ובדקו מי פנוי ויכול להיענות לבקשתכם בהתראה קצרה.
טעות מספר 8: לא לברר בדיוק מה כלול בחבילה ומה לא
קיבלתם הצעת מחיר מהקייטרינג? מעולה! עכשיו חשוב מאוד לקרוא אותה היטב ולהבין כל סעיף וסעיף. לפעמים אנשים מניחים שדברים מסוימים כלולים במחיר (כמו למשל, צוות שירות או כלי אוכל), ומגלים ברגע האחרון שזה לא כך, וצריך לשלם תוספת או לדאוג בעצמם.
למה חשוב לדעת בדיוק מה כלול?
- אין הפתעות: אתם רוצים לדעת מראש בדיוק על מה אתם משלמים ולא לגלות שיש עלויות נוספות שלא ציפיתם להן.
- השוואה הוגנת: אם אתם משווים הצעות מחיר מכמה חברות קייטרינג, חשוב להשוות "תפוחים לתפוחים". ייתכן שהצעה אחת נראית זולה יותר, אבל היא לא כוללת שירות או כלים, ואז כשתחברו את כל העלויות תגלו שהיא יקרה יותר מהצעה אחרת שכוללת הכל.
- הכנה מראש: אם דברים מסוימים לא כלולים בחבילה, אתם צריכים לדעת את זה מספיק זמן מראש כדי לדאוג להם בעצמכם (למשל, לשכור כלים, לקנות שתייה, למצוא מישהו שיסדר את הבופה).
מה חשוב לשאול ולברר שהיה ברור בהצעת המחיר?
- פירוט התפריט: בדיוק אילו מנות כלולות, מה הכמות המחושבת לאדם (לדוגמה, 200 גרם בשר לאדם, 3 סוגי סלטים לכל 10 אורחים), האם יש הגבלה על בחירת מנות מסוימות.
- שתייה וקינוחים: האם הם כלולים? מאיזה סוג ובאיזו כמות?
- כלי אוכל והגשה: האם מספקים צלחות, סכו"ם, כוסות, מפיות? האם הם חד פעמיים או רב פעמיים? מי אחראי על הניקיון של הכלים הרב פעמיים? האם מספקים גם כלי הגשה (כפות, מלקחיים)?
- שירות: האם יש צוות שירות? כמה אנשים? לכמה שעות עבודה? מה התפקיד שלהם (הגשה, מילוי בופה, פינוי)?
- הובלה והקמה: האם יש תשלום נפרד על הובלת האוכל והציוד למקום האירוע? האם יש תשלום על הקמת עמדות או שולחנות בופה?
- פינוי וניקיון: האם פינוי האשפה וניקיון ראשוני של אזור ההגשה כלולים בשירות או שזה עליכם?
- ציוד: האם הקייטרינג מספק שולחנות לבופה, מפות, ציוד חימום/קירור לאוכל?
- עלויות נוספות: האם יש תוספת תשלום על שעות נוספות של צוות, על מרחק נסיעה ארוך, או על כל דבר אחר?
בקשו הצעת מחיר מפורטת ומסודרת בכתב, וודאו שכל הדברים האלה מצוינים בבירור. אם משהו לא ברור, שאלו את נציג הקייטרינג עד שתבינו בדיוק מה אתם מקבלים.
טעות מספר 9: לא לחשוב על המקום שבו האירוע מתקיים
למקום האירוע יש השפעה עצומה על סוג הקייטרינג שמתאים ועל האופן שבו ניתן להגיש את האוכל. קייטרינג לבר מצווה בבית דורש התייחסות שונה מקייטרינג לחתונה באולם או קייטרינג לאירועים קטנים במשרד.
למה חשוב שהקייטרינג יכיר את המקום או שאתם תחשבו עליו?
- מקום פנוי: האם יש מספיק שטח פנוי להקמת עמדות האוכל, הבופה, או השולחנות והכסאות לאורחים?
- תשתיות: האם יש במקום נקודות חשמל מתאימות לציוד חימום וקירור של הקייטרינג? האם יש גישה למים זורמים?
- גישה: האם הגישה למקום נוחה לפריקת ציוד ואוכל מהרכב של הקייטרינג? האם יש מדרגות רבות? האם יש מעלית?
- מגבלות המקום: האם יש במקום מגבלות כלשהן? למשל, אסור להשתמש באש גלויה (חשוב לקייטרינג על האש), אסור להכניס רכבים מסוימים, יש שעות מסוימות שבהן מותר לעשות רעש או לפרוק ציוד?
- ציוד קיים במקום: האם יש במקום מטבח שאפשר להשתמש בו? מקררים? תנורים? ציוד אחר שיכול לעזור לקייטרינג?
איך מתאימים את הקייטרינג למקום ולא עושים טעויות?
- ספקו לקייטרינג מידע מלא על המקום: תנו להם את הכתובת המדויקת, תארו להם את המקום (בית פרטי, משרד, גן אירועים, שטח פתוח), וספרו להם על תנאים מיוחדים (מדרגות, מעלית, גישה, חשמל, מים).
- התייעצו עם הקייטרינג: ספרו להם על המגבלות והתנאים במקום, ובקשו מהם להמליץ לכם על תפריט וסגנון הגשה שמתאימים. ייתכן שהם יבקשו להגיע לראות את המקום מראש, במיוחד אם מדובר באירוע גדול או במקום שהם לא מכירים.
- בדקו עם המקום: אם אתם מארגנים אירוע במקום שלא שייך לכם (אולם, גן, מועדון, משרד), ודאו עם בעלי המקום או המנהלים שלו מה המגבלות לגבי קייטרינג חיצוני, האם יש מטבח שאפשר להשתמש בו, ומה התנאים הלוגיסטיים.
התאמה טובה בין הקייטרינג למקום האירוע מבטיחה שהכל יתנהל בצורה יעילה ובטוחה.
טעות מספר 10: לא להתאים את האוכל לשעת האירוע
שעת האירוע משפיעה מאוד על מה שהאורחים מצפים לאכול ועל סוג האוכל שמתאים ביותר. מה שאוכלים בבוקר שונה ממה שאוכלים בצהריים או בערב.
למה חשוב להתאים את האוכל לשעת היום?
- רעב וציפיות: בבוקר אנשים בדרך כלל מצפים לארוחה קלה יחסית או בראנץ'. בצהריים מצפים לארוחה עיקרית ומשביעה, ובערב גם כן לארוחה מלאה, תלוי באופי האירוע. הגשה של ארוחת צהריים כבדה בשעה 10 בבוקר, או רק קפה ומאפים בשעת ארוחת הערב, עלולה לאכזב את האורחים.
- סוגי מאכלים מתאימים: יש מאכלים שמתאימים יותר לשעות מסוימות. מאפים וגבינות לבוקר, מנות בשריות או פסטות לצהריים וערב, קינוחים קלילים אחרי ארוחה.
- אורך האירוע: אם האירוע קצר מאוד ומתקיים בין ארוחות, אולי רק כיבוד קל מתאים. אם הוא ארוך וכולל מעבר בין שעות ארוחה, צריך לחשוב על גמישות בתפריט או על הגשה בכמה שלבים.
איך מתאימים את האוכל לשעת האירוע?
- אירועי בוקר (עד 11:00): מתאימים לארוחת בוקר קלילה או בראנץ'. תפריט יכול לכלול קפה, תה, מיצים, חלב, יוגורטים, גרנולה, דגני בוקר, מגוון לחמים ומאפים (מתוקים ומלוחים), גבינות, ירקות, סלטי ביצים או טונה, ולפעמים גם ביצים מבושלות או חביתות קטנות. (קייטרינג בשוהם או בכל מקום אחר יכול להציע בראנץ' נהדר).
- אירועי צהריים (12:00-15:00): זו בדרך כלל שעת ארוחת הצהריים העיקרית. מתאים להגיש ארוחה משביעה הכוללת מנה עיקרית (בשר, עוף, דגים, קטניות או פסטה), תוספות חמות (אורז, תפוחי אדמה, פירה), וסלטים מגוונים.
- אירועי אחר הצהריים / ערב מוקדם (15:00-18:00): בשעות האלה אנשים אולי פחות רעבים לארוחה מלאה. מתאימים נשנושים, מגשי אירוח קלילים, כריכונים קטנים, קישים, פירות. (קייטרינג לאירועים משפחתיים, או אפילו קייטרינג לאירועים קטנים אצלכם בבית, תשומת לב לפרטים תבטיח שאתם והאורחים שלכם תוכלו להתרכז בדבר החשוב ביותר – לחגוג, לשמוח, וליהנות מאוכל טעים ואירוע מוצלח.
אם אתם עדיין מחפשים חברת קייטרינג, תוכלו להיעזר באתר וויגיג כדי למצוא מגוון רחב של נותני שירות בתחום הקייטרינג ולהתחיל בתכנון הנכון לאירוע הבא שלכם!